Aufbau einer Kultur des Präsentationsmanagements


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Eine gute Strategie für das Präsentationsmanagement verwandelt Business-Decks für den einmaligen Gebrauch in Unternehmensressourcen, die immer wieder verwendet werden können, zum Nutzen aller in Ihrem Unternehmen.

Präsentationsmanagement hilft jedem, bessere Präsentationen zu erstellen. Es kann Decks, die normalerweise nur einmal verwendet werden, in Unternehmensressourcen umwandeln, die immer wieder verwendet werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter über Nachrichten sprechen und gleichzeitig die Zeit für die Erstellung einer Präsentation von fünf Stunden auf fünf Minuten reduziert. Durch die Erstellung einer zentralen Bibliothek mit Folien, die für die Präsentation formatiert sind, können Einzelpersonen sie von überall aus finden, verwenden und wiederverwenden. Zur gleichen Zeit kann HQ Folienaktualisierungen verteilen und die Foliennutzung verfolgen, um in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen.

Im Folgenden finden Sie einige bewährte Vorgehensweisen, die Sie bei der Umsetzung einer Präsentationsverwaltungsstrategie unterstützen und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen erhöhen.

1. Nennen Sie einen Leiter des Präsentationsmanagements.

Jemand muss es besitzen. Je nach Unternehmensgröße kann eine Person oder ein Team für das Erstellen, Sammeln, Aktualisieren und Verfolgen von Inhalten verantwortlich sein. Sie stammen in der Regel aus dem Marketingbereich, da Präsentationsmanagement eine strategische Kommunikation ist, ähnlich wie Werbung, PR oder soziale Kommunikation. Sie sollten außerdem über umfassende Kenntnisse der Geschäftsbereiche des Unternehmens verfügen, damit sie bestimmen können, welcher Inhalt in die Folienbibliothek aufgenommen werden soll und wer Zugriff darauf haben sollte.

2. Zeigen Sie nicht nur wie – erklären Sie warum.

Die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Verwendung ihrer Präsentationsmanagement-Lösung geht über die Demonstration von Funktionen und Funktionen hinaus. Erläutern Sie, dass Ihr Team sich auf eine Präsentations-Management-Kultur konzentrieren kann und sich darauf konzentrieren kann, großartige Präsentationen zu geben und produktive Meetings zu veranstalten, anstatt herumzuspazieren und ein PowerPoint-Deck zusammenzusetzen.

3. Sammeln Sie den Inhalt.

Ein guter Ausgangspunkt für den Aufbau Ihrer Folienbibliothek sind die letzten 50 Präsentationen Ihres Unternehmens, die den aktuellsten Inhalt enthalten sollten. Sie sind vielleicht nicht perfekt, aber sie sind ein Ausgangspunkt. Wechseln Sie zu Ihrem Netzwerkordner oder Ihrer Arbeitsumgebung, nehmen Sie die letzten 50 PowerPoint-Decks (oder andere Dateitypen), entfernen Sie alle doppelten Folien und erstellen Sie eine Unternehmensgeschichte. Eine gute Unternehmensgeschichte enthält Informationen über Folgendes:

  • Das Unternehmen: Geschichte, Mission, Executive Bios, Gewinn- und Verlustrechnungen, Pressemitteilungen usw.
  • Produkte und Dienstleistungen: Produktbeschreibung und -details, Produktvorteile, Preise, Roadmap, Fallstudien usw.
  • Marketing: Logos, Bilder, Videos, PowerPoint-Vorlagen, Marketingpläne, KPIs usw.

Da Sie jetzt über ein gesundes Set von Dateien verfügen, formatieren Sie sie konsistent mit den Markenvorlagen Ihres Unternehmens und bereinigen Sie alle Bilder und Diagramme. Auf diese Weise starten Sie Ihre Bibliothek mit einem ausgefeilten und genauen Satz von Folien, die das Team Tag für Tag verwenden kann, von Meeting zu Meeting, je nach Bedarf.

4. Starten Sie in Phasen.

Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein großes Unternehmen mit mehr als 1.000 Benutzern in verschiedenen Bereichen handelt, beginnen Sie klein und wählen Sie eine Teilmenge aus. Erstens erleichtert dies die Sammlung von Inhalten (siehe oben), und Sie müssen dies nur für eine Abteilung tun, anstatt für das gesamte Unternehmen. Zweitens ist ein Pilot-Team von 50 statt 500 Mitarbeitern viel einfacher zu verwalten und gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, die Knicke zu ergründen, bevor es in der gesamten Organisation live geht.

Mit der Präsentationsverwaltung sterben Folien nicht; Sie entwickeln sich weiter. Es ist eine Praxis, die zusammen mit den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens geplant und ausgeführt werden kann. Durch die Förderung einer Kultur des Präsentationsmanagements in Ihrem Unternehmen können Sie die Unternehmensziele erreichen und Mitarbeiter dabei unterstützen, sich in ihren täglichen Aufgaben zu übertreffen. Langfristig kombiniert mit kurzfristiger Unternehmens- und Einzelpräsentationsverwaltung.

AlexAnndra Ontra

AlexAnndra Ontra ist Mitbegründerin und Präsidentin von Shufflrr, wo sie Kunden berät, um eine effiziente Präsentationsmanagementstrategie in ihrem Unternehmen zu etablieren. AlexAnndra hat hunderte von Fortune-Unternehmen dazu befähigt, grundlegende PowerPoint-Folien in wichtige Geschäftsressourcen umzuwandeln. Nachdem er die letzten 20 Jahre damit verbracht hatte, Kunden dabei zu helfen, ihre Präsentationen optimal zu nutzen, wurde Alex dazu inspiriert, Presentation Management: Die neue Strategie für Unternehmensinhalte zu schreiben, ein Buch, das sie mit ihrem Bruder James Ontra, Mitbegründer und CEO von Shufflrr, geschrieben hat.

Vor der Gründung von Shufflrr entwickelte AlexAnndra hochkarätige Präsentationen für verschiedene Kunden wie Epcot Center, The NBA und Mercedes-Benz, wo sie ihren kreativen, praxisorientierten Ansatz entwickelte, um Kunden dabei zu unterstützen, ihr Geschäft voranzutreiben. AlexAnndra ist Absolventin der University of Texas in Austin und genießt in ihrer Freizeit Ballett, Skifahren und Segeln.

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